Având în vedere măsurile care au fost adoptate inclusiv la nivelul instanțelor de judecată pentru prevenirea răspândirii noului coronavirus, au devenit de actualitate și au început să-și găsească aplicarea prevederile legale referitoare la comunicarea diverselor acte în format electronic, cu semnătură electronică.

a) Comunicarea actelor de procedură prin telefax, poștă electronică sau alte mijloace care asigură transmiterea textului și confirmarea primirii acestuia.

          Art. 154 al. (6) CPC prevede următoarele : ”Comunicarea citațiilor și a altor acte de procedură se poate face de grefa instanței și prin telefax, poștă electronică sau prin alte mijloace ce asigură transmiterea textului actului și confirmarea primirii acestuia, dacă partea a indicat datele corespunzătoare în acest scop.

Prin urmare, comunicarea actelor de procedură prin intermediul acestor mijloace poate avea loc numai cu acordul părții, din moment ce partea trebuie să comunice datele necesare în acest scop.  Indicarea datelor unor asemenea mijloace nu este obligatorie, însă menționarea lor exprimă voința părții de a-i fi comunicate actele de procedură în această modalitate.

Data comunicării actului de procedură este menționat în art. 165 al. (3) : ”în cazul citării sau comunicării altui act de procedură efectuate potrivit art. 154 al (6), procedura se socotește îndeplinită la data arătată pe copia imprimată a expedierii, certificată de grefierul care a făcut transmisiunea. ”

Comunicarea actelor de procedură va fi însoţită de semnătura electronică extinsă a instanţei care va înlocui ştampila instanţei şi semnătura grefierului de şedinţă din menţiunile obligatorii ale citaţiei. Fiecare instanţă va avea o singură semnătură electronică extinsă pentru citaţii şi acte de procedură.

Se observă modificările aduse art. 154 al. (6), care înainte, prevedea utilitatea formularului pe care îl trimitea instanța odată cu citațiile și alte acte de procedură, care avea ca scop, confirmarea de către parte a comunicării actelor, cu alte cuvinte, procedura de comunicare nu putea fi considerată îndeplinită în absența confirmării primirii de către parte a comunicării. În prezent, nu se mai regăsesc aceste prevederi în actualul CPC, fiind înlocuite, prin enunțul ”comunicarea actelor de procedură va fi însoţită de semnătura electronică extinsă a instanţei care va înlocui ştampila instanţei şi semnătura grefierului de şedinţă din menţiunile obligatorii ale citaţiei. Fiecare instanţă va avea o singură semnătură electronică extinsă pentru citaţii şi acte de procedură. ”

Prin urmare, data îndeplinirii procedurii va fi cea indicată pe copia imprimată a expedierii, certificată de grefierul care a făcut transmisiunea, fără a mai fi prevăzută confirmarea primirii actelor de către parte.

          Citaţiile şi celelalte acte de procedură, se consideră comunicate la momentul la care s-a primit mesajul din partea sistemului folosit că au ajuns la destinatar potrivit datelor furnizate de acesta.

          Instanţa va verifica efectuarea procedurilor de citare şi comunicare dispuse pentru fiecare termen şi, când este cazul, va lua măsuri de refacere a acestor proceduri, precum şi pentru folosirea altor mijloace ce pot asigura înştiinţarea părţilor pentru înfăţişarea la termen.

 

b) Depunerea actelor de către părți prin mijloace electronice.

          Noua reglementare, cu privire la depunerea actelor, este mult mai utilă și eficientă, întrucât legea oferă posibilitatea de a utiliza mijloace electronice pentru comunicarea actelor (fax, poștă electronică, email, whatsapp, etc. )

          O problemă care apare, cu privire la comunicarea actelor, prin mijloace electronice o constituie data îndeplinirii procedurii.

          Art. 149 alin. (4) din CPC prevede că, în cazul în care cererea a fost comunicată, potrivit legii, prin fax sau prin poştă electronică, grefierul de şedinţă este ţinut să întocmească din oficiu copii de pe cerere, pe cheltuiala părţii care avea această obligaţie. Potrivit art. 199 alin. (1) din Codul de procedură civilă, cererea de chemare în judecată, depusă personal sau prin reprezentant, sosită prin poştă, curier, fax sau scanată şi transmisă prin poştă electronică ori prin înscris în formă electronică, se înregistrează şi primeşte dată certă prin aplicarea ştampilei de intrare.

          Părţile interesate au la îndemână, pe lângă depunerea actelor procedurale personal sau prin reprezentant, prin poştă, curier rapid sau prin intermediul unui serviciu specializat de comunicare, şi posibilitatea transmiterii acestor acte prin intermediul poştei electronice sau al faxului, fiind astfel favorizată comunicarea rapidă a actelor de procedură.

          Dar ce se întâmplă în cazul în care actul procedural este trimis prin fax, email sau altă modalitate electronică, după ora de închidere a programului de lucru al instanţei?

          În acest sens, Curtea Constituțională s-a pronunțat prin Decizia nr 605/2016 arătând că cererile trimise prin poşta electronică sau prin fax nu beneficiază de efectele prevăzute de art. 183 alin. (1) din Codul de procedură civilă, potrivit căruia un act de procedură depus înăuntrul termenului prevăzut de lege prin scrisoare recomandată la oficiul poştal sau depus la un serviciu de curierat rapid ori la un serviciu specializat de comunicare este socotit a fi făcut în termen.

          Astfel, Curtea apreciază că trimiterea actelor de procedură prin fax sau poştă electronică a fost asimilată depunerii personale la instanţă şi nu trimiterii efectuate prin oficiul poştal, serviciul de curierat sau prin alt serviciu specializat de comunicare. Actul de procedură transmis prin fax sau poştă electronică este considerat a fi făcut în termen la data la care a fost înregistrat la instanţă, iar potrivit dispoziţiei legale, deşi termenele se socotesc pe zile întregi, totuşi, în ziua în care se împlineşte termenul partea interesată trebuie să depună actul la instanţă până la închiderea programului.

          Prin urmare, dacă depuneți actul în ziua în care se împlinește termenul, după ora închiderii programului la instanță, procedura nu se va socoti îndeplinită.

          Conform art. 182 alin. (2) din Codul de procedură civilă, dacă este vorba de un act ce trebuie depus la instanţă, cum este şi cererea transmisă prin fax sau e-mail, termenul se va împlini la ora la care activitatea încetează la instanţă. Se va lua în considerare, drept dovadă a datei depunerii actului, data înscrisă pe cererea de fax, e-mail ca dată de transmitere, aceasta fiind înregistrarea făcută de serviciul specializat de comunicare, conform dispoziţiilor art. 183 alin. (3) din Codul de procedură civilă.

          În același sens s-a pronunțat și ICCJ prin Decizia nr. 34/2017 care a reținut că : ”fiind o derogare de la regula înscrisă în art. 182 alin. (2) din Codul de procedură civilă, numai actul de procedură depus prin scrisoare recomandată la oficiul poştal sau depus la un serviciu de curierat rapid ori la un serviciu specializat de comunicare, cu condiţia de a fi depus până la ora 24,00 a ultimei zile a termenului prevăzut de lege este prezumat de lege ca socotit a fi făcut în termen, nu şi cazul comunicării prin fax sau e-mail, care, nefiind în mod expres menţionat în cuprinsul art. 183, nu poate fi extins pe cale de interpretare. ”

          Așadar, dacă depunem actele la instanță, prin fax, e-mail, în termen legal, după ora încheierii programului de lucru al instanței, acestea vor fi înregistrate a doua zi, fiind considerate depuse la data înregistrării, dar dacă depunem actele la instanță în ultima zi a termenului procedural, după ora închiderii activității la instanță, acestea nu vor fi luate în considerare, fiindcă procedura nu a fost efectuată în interiorul termenului.

c) Semnătura electronică

Înalta Curte de Casație și Justiție a statuat, prin Decizia nr. 520 / 2019 că o cerere adresată instanței transmisă și semnată electronic are aceleași efecte ca o semnătură olografă pe un document fizic.

          Rolul semnăturii electronice este de a atesta identitatea unei persoane, dar şi consimţământul exprimat în ceea ce priveşte un anumit set de date în format electronic.

”Semnătura unui înscris face deplină credinţă, până la proba contrară, despre existenţa consimţământului părţii care l-a semnat cu privire la conţinutul acestuia.  Când semnătura este electronică, aceasta nu este valabilă decât dacă este reprodusă în condiţiile prevăzute de lege.” (art. 268 NCPC).

Potrivit art. 282 alin. (1) C. pr. civ. ”când datele unui act juridic sunt redate pe un suport informatic, documentul care reproduce aceste date constituie instrumentul probator al actului, dacă este inteligibil şi prezintă garanţii suficient de serioase, pentru a face deplină credinţă în privinţa conţinutului acestuia şi a identităţii persoanei de la care acesta emană.”

Dintre semnăturile electronice, singura care oferă garanțiile suficiente, este cea calificată. Superioritatea semnăturii electronice calificate constă tocmai în faptul furnizării de către o autoritate de certificare a unei garanţii privind autenticitatea şi valabilitatea semnăturii electronice.

Pentru a verifica existenţa consimţământului exprimat cu privire la un înscris electronic, documentul trebuie transmis în formă electronică ( de exemplu, prin e-mail), iar destinatarul trebuie să poată verifica certificatul electronic pe care se bazează semnătura şi care reprezintă identitatea electronică a semnatarului.

O semnătură electronică calificată, bazată pe un certificat calificat eliberat de un prestator de servicii cunoscut și care activează legal, este recunoscută în toate statele membre ale Uniunii Europene.

Mai multe detalii despre semnătura electronică găsiți în Legea nr. 455/2001 .

Avocat Anca Lioara Buda